Złożoność procesów zarządzania i administrowania powoduje, że coraz częściej odwołujemy się do pomocy technicznych (M. Kwiatkowski, 1994). Z jednej strony powodem takiego stanu rzeczy jest duża liczba osób (uczniów, nauczycieli, rodziców, pracowników obsługi), które są z nią bezpośrednio związane, z drugiej natomiast - urzędowy charakter dokumentów (świadectw, arkuszy ocen), jakie muszą być w niej sporządzane.
Podobnie rzecz się ma w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej, z której pomocy korzysta corocznie setki osób, co wiąże się z koniecznością archiwizacji kart pacjentów czy też kopii wielu wydawanych dokumentów.
Tak więc efektywne zarządzanie tymi placówkami wymaga znajomości przetwarzania dużej ilości różnorodnych informacji. Oba przytoczone fakty sprawiają, iż sporządza się tam wiele różnorodnych dokumentów oraz wykonuje liczne analizy, raporty, zestawienia i harmonogramy. Są to prace konieczne, a jednocześnie żmudne i zajmujące nierzadko ogromnie dużo czasu. Taki stan rzeczy sprawia, że komputer jest wręcz idealnym narzędziem, pozwalającym zwiększyć efektywność pracy większości zatrudnionych w wymienionych placówkach osób. Dotyczy to zarówno dyrekcji, pracowników administracji, jak i pracowników pedagogicznych.
Komputer może i powinien znaleźć miejsce we wspomaganiu procesu wychowawczo-dydaktycznego, w trakcie różnego rodzaju planowania, podczas wykonywania typowych prac biurowych i administracyjnych. Na przykład, prowadzenie za pomocą komputera ewidencji danych dotyczących postępów w nauce, zachowania i danych personalnych poszczególnych uczniów umożliwia automatyczne (a więc nie wymagające żadnego wysiłku) sporządzanie na ich podstawie ogromnej ilości różnorodnych dokumentów i analiz. Może to być m.in. w szkole:
- przygotowywanie i drukowanie informacji przekazywanych rodzicom,
- drukowanie arkuszy ocen i świadectw,
- sporządzanie list uczniów zagrożonych nieotrzymaniem promocji,
- sporządzanie list uczniów mających najniższą frekwencję,
- kompleksowa analiza porównawcza dotycząca osiągnięć uczniów w skali
szkoły.
Natomiast w poradni:
- przygotowywanie i drukowanie opinii psychologicznych, pedagogicznych, logopedycznych dla rodziców,
- przygotowywanie i drukowanie specjalistycznych orzeczeń dla uczniów,
- przygotowanie bazy pacjentów korzystających a pomocy logopedy, psychologa, pedagoga,
- analiza porównawcza wyników terapii czy frekwencji pacjentów korzystających z pomocy w Poradni.
W procesie planowania komputer może być ogromną pomocą podczas opracowywania arkusza organizacyjnego, układania planu zajęć lub planowania budżetu placówki.
Pomocnym narzędziem dla dyrektora, księgowego i innych pracowników może być program komputerowy umożliwiający łatwy i szybki wgląd w obowiązujące przepisy prawne.
Za pomocą systemu informatycznego można wyeliminować ręczne wykonywanie wielu czasochłonnych prac, co umożliwia skupienie całej uwagi na problemach merytorycznych.
Atrakcyjność programu komputerowego polega między innymi na tym, że w procesie planowania różnych zagadnień może on zaproponować wiele formalnie poprawnych rozwiązań, z których optymalne wybiera człowiek. Komputer nie tylko automatyzuje wykonywanie wielu pracochłonnych czynności, ale dokonuje za człowieka kontroli poprawności wielu operacji, gwarantując, że po zakończeniu pracy nie ujawnią się błędy polegające na niepoprawnych przyporządkowaniach lub niekompletności rozwiązań.
Komputer pozwala zaoszczędzić ogromną ilość czasu pracownikom administracyjnym szkoły. Dotyczy to przede wszystkim pracowników księgowości lub rachuby i jest zauważalne zwłaszcza przy sporządzaniu rozlicznych list
i zestawień oraz sprawdzaniu różnego typu formalnych zgodności. Najlepszym przykładem może tu być przygotowywanie list wypłat lub opracowywanie bilansów księgowych. Podczas wykonywania tego typu czynności specjalistyczni oprogramowanie pozwala skupić całą uwagę wyłącznie na poprawnym wprowadzaniu danych, eliminując konieczność wykonywania jakichkolwiek rachunków i podsumowań.
Niezwykle istotne jest także to, że informacje raz wprowadzone do komputera są bardzo łatwo i szybko dostępne w dowolnej chwili. Ze zgromadzonych w systemie informatycznym danych można bez żadnego wysiłku sporządzić dowolne wyciągi i przedstawiać je w postaci dokumentów drukowanych, co przy metodach tradycyjnych jest często bardzo pracochłonne. Przykładowo, system komputerowy wyposażony w odpowiednie oprogramowanie umożliwia przygotowanie bez żadnego dodatkowego wysiłku wyczerpującej informacji dla rodziców, dotyczącej postępów, osiągnięć i ewentualnych trudności ich dzieci.
Na podkreślenie zasługuje fakt, że gromadzenie danych w systemach informatycznych pozwala na uzyskiwanie najróżniejszych, przekrojowych zestawień i statystyk, nie sporządzanych dotąd ze względu na czasochłonność przygotowania tradycyjnymi metodami. Tak więc komputer nie tylko pozwala na sprawniejsze wykonywanie dotychczasowych czynności, ale także stwarza nowe warunki, poszerzające możliwości działań człowieka.
Podsumowując można stwierdzić, iż wdrożenie w szkole informatycznego systemu zarządzania może zwiększyć efektywność pracy i podnieść jakość jej rezultatów, poprzez:
- częściowe lub całkowite wyeliminowanie konieczności wykonywania prostych, ale czasochłonnych, powtarzalnych czynności;
- umożliwienie nie tylko szybszego rozwiązywania zadań;
- umożliwienie również lepszego rozwiązywania różnych zadań;
- znaczne ułatwienie dostępu do potrzebnych informacji;
- możliwość wykonywania analiz, których wykonanie metodami tradycyjnymi jest na tyle kłopotliwe, że w praktyce niewykonalne;
- łatwość szybkiego drukowania różnorodnych dokumentów.
Wszystko to pozwala w końcowym efekcie poprawić efekty kształcenia i wychowania. Duże możliwości usprawnienia pracy daje zastosowanie środków informatyki w szkolnej administracji. Komputer może istotnie ułatwić prace związane z ewidencją finansowo-księgową, przygotowywaniem i ewidencjonowaniem wypłat, czy prowadzeniem ksiąg inwentarzowych (L. Lewoc, L. Otręba, 1993).
Wdrożenie środków informatyki w wymienionych wyżej dziedzinach funkcjonowania szkoły pozwala osiągnąć korzyści trojakiego rodzaju:
- ułatwia skoncentrowanie się na najważniejszym w szkole procesie wychowawczo-dydaktycznym, a w poradni diagnostyczno-terapeutycznym, skracając czas wykonywania wielu rutynowych czynności,
- umożliwia wykonywanie wielu istotnych w procesie zarządzania placówką analiz, których przeprowadzenie metodami tradycyjnymi jest ze względu na ich pracochłonność niemożliwe,
- w wielu przypadkach pozwala nie tylko na szybsze, ale także optymalne rozwiązywanie różnych zadań (przykładem takiej sytuacji może być układanie planu zajęć).
1. L. Lewoc, L.Otręba: „Informatyka w szkole” VULCAN sp. z o.o, Wrocław, 1993.
2. S. Kwiatkowski: „Komputery w procesie kształcenia i zarządzania szkołą” Warszawa, 1994.
3. MEN, opracowanie: E. Gałecka: „O pomocy psychologiczno-pedagogicznej” Warszawa, 2001.
4. Sopocka Pracownia Badań Społecznych: Badania pod tytułem "Wizerunek dyrektora polskiej szkoły 2002".